|
 
|
24 августа 1999 Развитие любой компании, увеличение количества ее сотрудников, рост объема работ неизбежно ведут к усложнению технологий работы предприятия. При этом возникают проблемы получения оперативной информации, что, в свою очередь, затрудняет быструю обработку и утверждение документов, и, следовательно, принятие важных управленческих решений. Неизбежно возникающие задержки, связанные с медленной работой по каждому документу, снижают производительность труда сотрудников. Именно такая ситуация сложилась в ГИВЦ «Нефтегаз», занимающемся автоматизацией предприятий газовой промышленности. Обслуживая одновременно несколько организаций, ГИВЦ должен вести множество документов по каждому проекту. Бумаги, связанные с выделением средств, проплатой счетов, выбором и закупкой оборудования перепроверяются и утверждаются многократно. Один документ в течение срока своего существования путешествует по разным этажам, успевает побывать в дюжине кабинетов, украшая свой титульный лист множеством подписей и резолюций. Система документооборота в таких организациях, как ГИВЦ «Нефтегаз», довольно сложна, и, несмотря на отлаженость механизмов, с ростом объема работ начала давать сбои. «Мы нередко сталкивались даже с элементарной потерей бумаг», — вспоминает сотрудник отдела автоматизации ГИВЦ «Нефтегаз» Анна Волохова. Возможность решения проблемы руководители компании увидели в переводе организации на внебумажную (электронную) форму работы. После исследования предложений на рынке систем автоматизации документооборота было принято решение о внедрении системы «Эскадо», разработанной компанией «Интерпроком Лан». Эта система, использующая в качестве платформы Lotus Domino/Notes, позволяет вести систему делопроизводства в электронном виде: регистрировать и визировать документы, контролировать их исполнение, а значит, полностью исключить какую-либо бумажную работу на предприятии. В результате анализа существующего в ГИВЦ документооборота, проведенного совместно с сотрудниками компании «Интерпроком Лан», была сформирована реальная картина технологий работы с каждым документом. Исследование используемых форм документов и путей их движения позволило создать оптимальную модель процессов работы в каждом отделе и для всей компании. На основе полученных данных была создана наиболее подходящая для данной компании электронная система работы с документами. Использование технологий Lotus для автоматизации процесса работы организации такого масштаба как ГИВЦ «Нефтегаз» — наиболее оптимальное решение. «Документооборот — профиль деятельности нашей организации», — считает Анна Волохова. Ну а применение технологий Lotus позволяет наилучшим образом организовать работу с документами. Единые для всей организации шаблоны, системы пересылки и хранения документов, поддерживаемые Lotus Domino/Notes позволяют стандартизировать документооборот. Система ограничения доступа обеспечивает защиту файлов от несанкционированного просмотра и редактирования. Возможность репликации баз данных, реализованная на базе технологий Lotus, позволяет организовать оперативный обмен информацией между головным предприятием и филиалом ГИВЦ. Внедрение системы электронного документооборота — это четкое управление проектами и контроль работы всех подразделений сразу и каждого сотрудника в отдельности. Внедренная на ГИВЦ «Нефтегаз» система работает уже около года. Несмотря на то, что исследования по экономической эффективности проекта не проводились, сотрудники ГИВЦ считают, что введение системы электронного документооборота позитивно сказалось на деятельности организации. Не нужно тратить время на то, чтобы подписать какую-либо бумажку, отвлекаться от своих непосредственных обязанностей. А руководитель теперь с легкостью может отследить состояние дел при работе над каждым проектом и проконтролировать работу каждого из своих подчиненых. Анна Волохова говорит об этом так: «Повышается эффективность управления, а значит, экономический эффект налицо».
|