Lotus на службе Российского фонда правовых реформ

16 сентября 1999
–> вернуться на Lotus

Технологии Lotus, широко применяемые во всем мире для создания корпоративных информационных систем, незаменимы для предприятий, деятельность которых связана с обработкой больших потоков информации. Предлагаемые Lotus средства разработки корпоративных информационных систем позволяют придать новое качество бизнес-процессам предприятия и организовать более полный анализ информации. Анализ, основанный не только на используемых в организации стандартных документах, но и учитывающий новую информацию, постоянно возникающую при внесении правок и согласованиях. Это замечательное свойство приложений, разработанных на платформе Lotus позволило устранить препятствия, усложняющие и замедляющие деятельность Российского фонда правовых реформ, созданного с целью реализации «Программы реформирования российского юридического образования». Эта программа была начата в 1995 году для решения задачи повышения квалификации юридических кадров, подготавливаемых в высших учебных заведениях России. Проекты, осуществляемые в рамках реформирования российской системы юридического образования, финансируются из средств займа МБРР, путем выдачи грантов на реализацию конкретных проектов по разработке новых курсов, издательству учебников, формирования новых учебных программ, закупке оборудования и т. д. Одной из основных задач Фонда является распределение и контроль использования средств, выделяемых МБРР.

Ежегодно в РФПР обращается около тысячи заявителей из различных юридических вузов России в надежде решить вопросы финансирования своих проектов. Заявки подаются обычно осенью, и это время года без преувеличения можно назвать самым жарким для сотрудников Фонда. Сбор заявок, сортировка по категориям, формирование статистических отчетов, отправка заявок на экспертизу (двум или более независимым экспертам), анализ результатов этой экспертизы, отбор заявок для рассмотрения на конкурсной комиссии, уведомление лиц подавших заявки о результатах конкурса... Впечатляет даже перечень действий, которые сотрудники Фонда должны выполнить в довольно короткий срок. Кроме того, при выявлении каких-либо ошибок и недочетов заявка может быть отправлена на доработку или на повторную экспертизу. Работы по контролю выполнения обязательств, взятых на себя грантополучателями, и составлению регулярных отчетов для МБРР по расходованию денежных средств, требуют огромных затрат времени сотрудников Фонда уже в течение всего года.

В поисках решения этих проблем руководители Фонда обратились в компанию "АйТи" и нашли там полное понимание и поддержку. После проведения исследования бизнес-процессов РФПР и консультаций с его сотрудниками эксперты "АйТи" предложили оптимальное, по их мнению, решение возникшей задачи — создание электронной системы обработки грантов в виде набора специализированных бах данных Lotus. Используя стандартные средства, предлагаемые Lotus для создания таких систем, специалистам компании "АйТи" удалось построить оптимальную систему обработки заявок и поддержки дальнейших финансовых отношений с лицами, получившими гранты.

Разработанная в "Айти" система «Грант» состоит из двух подсистем - «Обработка заявок» и «Администрирование грантов», — которые позволяют в электронном виде вести весь документооборот, связанный с организацией подачи заявок, их поддержкой в течение всего жизненного цикла и дальнейшим контролем за использованием денежных средств.

Входящие заявки разбиваются на три категории: заявки поступающие от частных лиц, заявки от юридических лиц — высших учебных заведений и заявки на закупку техники и оборудования. Дальнейшая обработка поступившей информации проводится в зависимости от категории. Выделение заявок на закупку оборудования обусловлено особым алгоритмом работы с ними. Объединяя заказы на закупку техники, поступающие от различных организаций, Фонд может существенно снизить затраты на ее приобретение. Возникающие при этом задачи последующего распределения и передачи на баланс закупленного оборудования решает программа «Грант».

По условиями конкурса, каждый кандидат имеет право участвовать только в двух заявках одновременно: от себя лично, как частного лица, и в составе организации, где он работает. Обрабатывая большой объем информации, случаи подачи повторной заявки практически невозможно было отследить. Применение разработанной информационной системы позволяет решить и эту проблему.

После сбора и экспертной оценки всех заявок «Грант», в течение нескольких секунд, составляет их рейтинг. Используя этот рейтинг и имея наглядную картину запрашиваемых и выделяемых средств, сотрудники Фонда, выбирают заявки для рассмотрения на конкурсной комиссии.

Применение стандартных инструментов Lotus (электронной почты, календарного планирования, возможности электронного согласования документов), программы БОСС-Рефент, разработанной АйТи, и их интеграция с системой «Грант» позволяют оптимальным образом организовать все работы Фонда, связанные с этим направление его деятельности. Руководитель Фонда, ознакомившись с конкретной заявкой, может дать поручение, связанное с ней, которое сразу же будет направлено исполнителю Упростилась процедура организации конкурсных комиссий, выбор экспертов для оценки заявок, в зависимости от их профессиональных знаний и загруженности и оповещение участников о результатах конкурса. Технологии Lotus позволили создать систему разграничения доступа и фиксирования фактов работы с документами, что позволяет обеспечить защиту информации от вмешательства лиц, не имеющих на это права. Заложенная в системе возможность отследить историю взаимоотношений с Фондом каждого из участников конкурса позволит в дальнейшем предоставлять средства тем из них, чья работа по финансируемым МБРР проектам приносит реальные результаты.

Система была внедрена в конце прошлого года и уже испытана в реальной работе. Использование «Гранта» позволило сократить время составления и обработки документов на 60%. Создание любого отчета для МБРР или оформление новой заявки занимает теперь всего несколько минут. Оперативность получения информации о денежных средствах и о ходе работ по каждому проекту позволяет решать задачи финансового планирования и направлять свободные средства туда, где они действительно нужны и используются по назначению.